OUTLOOK – Prise en main et approfondissement du logiciel de messagerie

S'adresse aux personnes amenées à utiliser des logiciels bureautiques dans leur pratique professionnelle ou personnelle.

Type d'accompagnement :

• Individuel à distance ou en présentiel à proximité de Melun 77000
• Collectif en présentiel en intra entreprise

• Connaissance de l'ordinateur et de l'environnement Windows (gérer les interfaces graphiques (bureau, fenêtre, menu), les dossiers et fichiers)
• ou avoir suivi le programme « WINDOWS - Accompagnement à la prise en main de l'outil informatique »

Intégrer, optimiser l'usage de la messagerie électronique dans sa pratique pour :

• Communiquer par courrier électronique
• Gérer un agenda
• Gérer des taches
• Organiser le travail
• Gagner du temps et permettre le travail collaboratif.

Présenter la messagerie :

• Comprendre l'interface de la messagerie
• Consulter les dossiers de la messagerie

Gérer les messages :

• Consulter, imprimer et supprimer des messages
• Créer, rédiger et mettre en forme, envoyer un nouveau message à un ou plusieurs destinataires
• Gérer les options des messages (importance, confirmation de lecture)
• Traiter les messages reçus (réponse, transfert)
• Envoyer, recevoir un message avec une pièce jointe
• Gérer l'affichage des messages
• Créer de nouveaux dossiers
• Classer les messages dans des dossiers
• Créer une signature automatique
• Créer un modèle de message
• Mettre en place un message d'absence
• Archiver les messages

Gérer les contacts :

• Créer un contact ou un groupe de contact
• Insérer des contacts dans un mail
• Transmettre un contact

Gérer le calendrier :

• Créer un rendez-vous et inviter des participants
• Répéter automatiquement un évènement
• Organiser l'affichage d'un calendrier

Gérer des tâches :

• Créer une tâche et l'affecter à un contact
• Affecter une catégorie à une tâche
• Gérer l'affichage des tâches

Les Moyens techniques :

Mise à disposition par le client :

En Formation individuelle à distance : l'ordinateur du participant avec d'installés ; Windows, logiciels bureautiques (Pack Office, Internet, messagerie) et accès à Internet, ainsi qu'un logiciel de prise en main à distance pour autoriser un accès à distance à l'ordinateur du participant par le formateur, et permettre ainsi le partage de son environnement de travail et la prise en main de celui-ci par le formateur (ex : Teamviewer)."

En Formation individuelle en présentiel : un ordinateur (du participant ou du formateur) avec d'installés ; Windows, logiciels bureautiques (Pack Office, Internet, messagerie) et accès à Internet.

En intra entreprise, d'une salle équipée avec pour chaque stagiaire et le formateur :

• Un poste de travail et un ordinateur
  
• Où il y a d'installé : - le même système Windows 10 - le même Pack office
• Un vidéoprojecteur relié au poste du formateur.
• Un interlocuteur sur site en cas d'un problème informatique.

• Remise d'un support participant
• Alternance de théorie et de pratique
• Exercices de mise en situation

Exercices de mise en situation pour valider les acquis.

Résultats attendus :

• Gagner du temps avec la gestion des ressources informatiques bureautiques
• Optimiser l'activité professionnelle par la production de contenus clairs et
  efficaces
• Gagner en autonomie pour découvrir les fonctionnalités d'un logiciel et savoir les transposer à d'autres logiciels bureautiques.

Organisation :

Dans le cas d'une formation individuelle avec un contenu personnalisé (Formation en séances de 2 à 3 heures) : Admission par un auto-positionnement par un questionnaire et un entretien avec la personne inscrite pour valider les prérequis, évaluer sa pratique et ses acquis et identifier les compétences à acquérir dans WORD.

Dans le cas d'une formation collective en intra entreprise : Admission par un entretien avec le client donneur d'ordre pour valider les compétences à acquérir dans WORD, évaluer les prérequis des futurs stagiaires afin de lui permettre de les vérifier avant inscription.